Een scan. Een rapport. Een heldere roadmap.
Zo ziet het volledige scanrapport eruit
Dit is een volledig geanonimiseerd voorbeeld: een installatiebedrijf met circa 30 medewerkers. Het rapport hieronder is live berekend door dezelfde rekenmodule die ook uw antwoorden doorrekent. Waar de zeven vragen op de startpagina een eerste indicatie geven, onderbouwt de volledige scan dat beeld per afdeling en per proces, met een 30/60/90-dagen roadmap.
Volledige Digitale Transformatie Scan
Installatiebedrijf, circa 30 medewerkers
Geanonimiseerd voorbeeld · opgesteld met onze rekenmodule
Domeinscores
Gebaseerd op AI-kennis, innovatiekracht, managementbetrokkenheid en de digitale/databasis.
Hoog wanneer er veel repetitief werk, dubbele invoer en niet-koppelende systemen zijn bij lage huidige automatisering.
Gebaseerd op de zelf-ingeschatte datakwaliteit, digitalisering en de mate van dubbele invoer / losse systemen.
Hoog wanneer er veel tijd in repetitief werk, documentverwerking en handmatige rapportages gaat zitten.
Gebaseerd op digitale volwassenheid, security, managementbetrokkenheid en bestaande automatisering.
Top AI-use-cases
Geselecteerd op basis van knelpunten en branche, gesorteerd op prioriteit.
AI-offertegenerator
Stelt op basis van klantinput en historische offertes automatisch concept-offertes samen.
AI-klantenservice chatbot
Een AI-chatbot die veelgestelde klantvragen 24/7 beantwoordt en complexe gevallen doorzet naar een medewerker.
Realtime KPI-dashboard
Bundelt data uit losse systemen tot één live dashboard, zodat handmatige rapportages verdwijnen.
AI-e-mailassistent
Stelt antwoorden voor, vat lange threads samen en categoriseert binnenkomende mail per afdeling.
AI-documentanalyse
Leest binnenkomende documenten (facturen, formulieren, aanvragen) uit en zet de data automatisch in de juiste systemen.
AI-kennisbank assistent
Beantwoordt interne vragen van medewerkers op basis van handboeken, procedures en eerdere tickets.
AI-planningoptimalisatie
Optimaliseert roosters, routes of productieplanning op basis van vraag, capaciteit en historische data.
AI-contractcontrole
Controleert contracten op afwijkende clausules, risico's en ontbrekende afspraken tegen een eigen norm.
Businesscase
Indicatieve berekening. De jaarlijkse besparing tonen we als bandbreedte; de overige cijfers zijn op de middenschatting gebaseerd.
Conservatieve t/m optimistische schatting; we tonen bewust een band, geen enkel vast bedrag.
| Use-case | Investering | Besparing/jaar | Terugverd. |
|---|---|---|---|
| AI-offertegenerator | € 14.000 | € 28.980 | 5.8 mnd |
| AI-klantenservice chatbot | € 12.000 | € 60.858 | 2.4 mnd |
| Realtime KPI-dashboard | € 9.000 | € 69.552 | 1.6 mnd |
| AI-e-mailassistent | € 6.000 | € 30.429 | 2.4 mnd |
| AI-documentanalyse | € 15.000 | € 81.144 | 2.2 mnd |
| AI-kennisbank assistent | € 9.000 | € 39.123 | 2.8 mnd |
| AI-planningoptimalisatie | € 22.000 | € 43.470 | 6.1 mnd |
| AI-contractcontrole | € 16.000 | € 11.592 | 16.6 mnd |
| Totaal | € 103.000 | € 365.148 | 5 mnd |
Aannames & methode
- Uurtarief loonkosten: €45/uur (intern standaard; pas aan op basis van de werkelijke personeelskosten).
- Realisatiefactor middelste schatting: 70% van de theoretische tijdwinst (range: 50%–90%).
- Werkweken per jaar: 46 (vakantie en feestdagen verdisconteerd).
- Investeringsbedragen zijn indicatief; de werkelijke kosten hangen af van de gekozen oplossing en leverancier.
- Besparingen zijn additioneel; het duurt 3 tot 6 maanden voor mensen de tijdwinst productief inzetten.
30/60/90-dagen roadmap
Quick wins eerst, dan kernprocessen, dan de zwaardere AI-trajecten.
- •Realtime KPI-dashboard
- •AI-e-mailassistent
- •AI-kennisbank assistent
- •AI-offertegenerator
- •AI-klantenservice chatbot
- •AI-documentanalyse
- •AI-contractcontrole
- •AI-planningoptimalisatie
Maatwerk Software
Software-volwassenheid en aanbevolen aanpak
Gebaseerd op de zelf-ingeschatte digitalisering en bestaande automatisering.
Laag wanneer systemen niet koppelen, op eilanden draaien en data dubbel wordt ingevoerd.
Gebaseerd op de zelf-ingeschatte datakwaliteit en de mate van dubbele invoer.
Schaalbaarheid hangt af van digitale basis, koppelbaarheid en automatiseringsgraad.
Gebaseerd op de zelf-ingeschatte security-volwassenheid.
Veel handmatig overtypen en losse tools verlagen de gebruiksvriendelijkheid.
Versnipperde, niet-koppelende systemen zijn duur in onderhoud; integratie verbetert dit.
Aanbevolen maatwerk-oplossingen
Een online portaal waar klanten zelf aanvragen indienen, statussen volgen en documenten ophalen.
Waarom deze oplossing
Vermindert herhaalde vragen en handmatige klantcommunicatie; klanten regelen meer zelf.
Indicatieve investering: € 18.000
Geautomatiseerde processen die data tussen stappen en systemen doorzetten zonder handwerk.
Waarom deze oplossing
Snijdt het dubbel invoeren van dezelfde gegevens weg en voorkomt overtypfouten.
Indicatieve investering: € 16.000
Een op het verkoopproces toegesneden CRM dat offertes, klanten en opvolging op één plek bundelt.
Waarom deze oplossing
Eén centraal verkoopsysteem bundelt offertes, klanten en opvolging en voorkomt versnippering over losse bestanden en tools.
Indicatieve investering: € 20.000
Een realtime planningstool voor mensen, middelen of routes met directe terugkoppeling.
Waarom deze oplossing
Brengt de planning van mensen, middelen of routes samen op één plek en voorkomt dubbelboekingen en verkeerde inzet.
Indicatieve investering: € 22.000
Een live dashboard dat data uit de losse systemen bundelt tot stuurinformatie.
Waarom deze oplossing
Maakt een einde aan de handmatige, tijdrovende rapportages en geeft realtime inzicht.
Indicatieve investering: € 11.000
Koppelingen tussen de bestaande systemen zodat data automatisch synchroon loopt.
Waarom deze oplossing
De systemen draaien nu op eilanden; koppelingen halen het handmatig overnemen eruit.
Indicatieve investering: € 14.000
Een mobiele app waarmee medewerkers in het veld werkbonnen, uren en foto's direct vastleggen.
Waarom deze oplossing
Met directe mobiele invoer leggen medewerkers in het veld werkbonnen, uren en foto's vast zonder later over te typen; dat scheelt fouten en dubbel werk.
Indicatieve investering: € 19.000
Architectuurschets
Vertrekpunt zijn de bestaande systemen (Exact Online, Excel, WhatsApp / email). Leg een integratielaag (API-koppelingen / iPaaS) over deze systemen zodat data één bron heeft en automatisch synchroon loopt. Bouw daarbovenop de maatwerk-applicaties (portaal, planning, dashboard) die de processen ondersteunen. Centrale klant- en orderdata vormt de kern; rapportage en dashboards lezen uit die kern in plaats van uit losse exports.
Automatisering
Automatiseringskansen en potentiële tijdsbesparing
Automatiseerbare processen
Kans door handmatig werk, dubbele data-invoer, niet-koppelende systemen. Concreet: Elk offerte wordt handmatig opgesteld in een Word-template en daarna als PDF opgeslagen. Vervolgens handmatig ingevoerd in Exact Online.
Kans door handmatig werk, dubbele data-invoer, niet-koppelende systemen. Concreet: Werkbonnen worden op papier of per WhatsApp doorgegeven aan monteurs. De planning staat in een gedeelde Excel op de server.
Kans door handmatig werk, dubbele data-invoer. Concreet: Facturen worden handmatig aangemaakt in Exact Online op basis van werkbonnen die via email of WhatsApp binnenkomen.
Cybersecurity
Beveiligingsvolwassenheid en restrisico
Aanbevelingen
Verplicht tweefactor-authenticatie (MFA), een wachtwoordmanager en automatische updates op alle systemen.
Inventariseer alle gebruikte systemen en data-stromen (incl. shadow-IT als Excel/WhatsApp) en bepaal wie waar toegang toe heeft.
Richt geautomatiseerde, geversioneerde back-ups in en test minstens jaarlijks een herstel.
Leg vast welke persoonsgegevens worden verwerkt en sluit verwerkersovereenkomsten met leveranciers.
Alle cijfers in dit voorbeeld zijn indicatief en gebaseerd op een fictieve, geanonimiseerde situatie. Rapport gegenereerd door Novaro · Digitale Transformatie Intelligence.